Nasz model outsourcingu jest modułowy, dzięki czemu możesz zlecić nam całość HR albo jedynie te elementy, które najbardziej obciążają Twój zespół. W praktyce najczęściej przejmujemy: kadry i płace (listy płac, rozliczenia ZUS/PIT/PPK, zasiłki, korekty), administrację personalną (umowy/aneksy/świadectwa, ewidencję urlopów i nieobecności, obiegi wniosków i e-podpis) oraz zgodność z prawem (audyty, regulaminy, przygotowanie do kontroli PIP/ZUS/US). Dodatkowo włączamy cyfrową teczkę osobową (retencja i kontrola dostępu), integracje T&A/ERP, helpdesk HR z czasami reakcji i comiesięczne raporty KPI. Zakres spisujemy w SLA – z terminami, odpowiedzialnościami i wskaźnikami jakości, abyś dokładnie wiedział, co dostajesz w abonamencie.

Zaczynamy od umowy powierzenia (DPA) z jasno określonymi rolami, celami i środkami techniczno-organizacyjnymi. Dane szyfrujemy „w spoczynku” i „w transmisji”, korzystamy z SSO/MFA, ograniczamy uprawnienia do minimum („need-to-know”), logujemy dostęp i cyklicznie go weryfikujemy. Prowadzimy rejestry czynności, stosujemy politykę retencji i procedury realizacji praw osób (dostęp, sprostowanie, ograniczenie, usunięcie). Utrzymujemy BCP/DRP z testami odtworzeniowymi, a w razie audytu przygotowujemy pełny evidence pack. Naszym celem jest praktyczna zgodność, która realnie zmniejsza ryzyka prawne i finansowe, a nie tylko formalne „odhaczenie” wymogów.

Harmonogram zwykle mieści się w 4–8 tygodniach i zależy od skali firmy, liczby lokalizacji i poziomu digitalizacji. Najpierw mapujemy procesy, dane i systemy (T&A, ERP, DMS). Następnie projektujemy model docelowy, integracje i polityki. Podczas migracji digitalizujemy akta, konfigurujemy obiegi i prowadzimy testowe naliczenia (shadow payroll), aby wyłapać rozbieżności bez wpływu na wynagrodzenia. Po pozytywnych próbach przełączamy produkcję i zapewniamy intensywne wsparcie w pierwszych tygodniach. Dzięki temu unikamy opóźnień wypłat, a przejście jest przewidywalne dla menedżerów i pracowników.

Stosujemy miesięczny abonament dopasowany do liczby pracowników i zakresu usług. W pakiecie znajdują się m.in.: bieżące kadry i płace, administracja personalna, aktualizacje dokumentacji, rozliczenia ZUS/PIT/PPK, helpdesk HR z gwarantowanymi czasami reakcji oraz raporty cykliczne. Dodatkowo wyceniamy prace projektowe (np. digitalizacja archiwum, audyt otwarcia, integracje systemowe). Dzięki temu budżet HR jest przewidywalny i porównywalny do kosztów własnego działu — często niższy, zwłaszcza po uwzględnieniu automatyzacji i mniejszej liczby błędów/korekt.

Tak. Projektujemy integracje z rejestratorami czasu (T&A), ERP/Finance i DMS/e-podpis. Dane o czasie, grafikach i nieobecnościach importujemy do naliczeń z walidacjami, a obiegi wniosków działają w workflow z pełnym śladem audytowym. Integracje eliminują ręczne przepisywanie, zmniejszają liczbę błędów, przyspieszają zamknięcia miesiąca i poprawiają transparentność. Jeśli brakuje Ci któregoś elementu, doradzimy i wdrożymy narzędzia spełniające wymagania prawne oraz Twoje potrzeby operacyjne.

Monitorujemy legislację i interpretacje, a następnie aktualizujemy wzory dokumentów, regulaminy, wskaźniki płacowe i procedury. Zmiany komunikujemy menedżerom z instrukcjami krok po kroku i szkoleniami. Regularne audyty wewnętrzne i listy kontrolne przygotowują na kontrole PIP/ZUS/US. Utrzymujemy dokumentację dowodową zgodności oraz wskaźnik compliance, który raportujemy w dashboardach. W efekcie Twoje praktyki HR są stale aktualne i spójne z prawem.

Przygotowujemy plan komunikacji i szkoleń: krótkie instrukcje wideo/PDF, sesje Q&A, bazę wiedzy i ticketing. Menedżerowie dostają narzędzia do akceptacji grafików, wniosków i wglądu w KPI, a pracownicy — proste ścieżki składania wniosków i podglądu pasków płacowych. W pierwszych miesiącach po starcie robimy regularne przeglądy wskaźników i wprowadzamy korekty procesów, dzięki czemu użytkownicy czują realne ułatwienia w codziennej pracy.

Dostarczamy pakiet raportów (miesięczne/kwartalne): absencja, rotacja (dobrowolna/przymusowa), staż pracy, dynamika wynagrodzeń i dodatków, koszt HR/FTE, czas zamknięcia miesiąca, jakość naliczeń (błędy, korekty) oraz compliance score. Każdy raport zawiera wnioski i rekomendacje: zmiany grafików, polityk dodatków, mechanizmów frekwencyjnych czy benefitów. W dashboardach możesz filtrować wyniki po oddziale, dziale, stanowisku lub zmianie, a także porównywać z benchmarkami. HR staje się partnerem decyzyjnym — dostarcza twarde dane, na podstawie których zarząd zarządza kosztami i obsadami.