Księgowość & Kadry — kompleksowa obsługa dla firm w całej Polsce
Pełne księgi i KPiR, JPK/VAT, PIT/CIT, środki trwałe, listy płac (UoP, zlecenie, dzieło, B2B), ZUS i PPK, e-ZLA, RODO w HR, przygotowanie do KSeF. Zapewniamy SLA, terminowość i zrozumiałe raporty KPI, aby decyzje finansowe i kadrowe były oparte na danych.
Dlaczego warto powierzyć nam księgowość, kadry i płace?
Zmiany w przepisach (JPK/VAT, PPK, e-ZLA, KSeF, RODO, minimalne wynagrodzenie) wpływają na listy płac, budżety oraz ryzyko kar. Łączymy księgowość z kadrami i płacami w jeden, spójny proces raportowania zarządczego, skracając czas zamknięć M-M i zwiększając przewidywalność kosztów pracy.
- SLA i odpowiedzialność terminowa po naszej stronie
- Raporty KPI: koszt pracy/FTE, absencja, rotacja, terminowość JPK/VAT
- RODO-by-design i kontrola dostępu (role, 2FA, retencja)
- Przygotowanie do KSeF: polityki, integracje, testy
Zakres obsługi
Księgowość
- Pełne księgi, KPiR, ryczałt, środki trwałe/WNiP
- JPK_V7 / VAT: rejestry, deklaracje, kontrole krzyżowe
- PIT/CIT: zaliczki, roczne, ulgi (np. B+R/IP — jeśli dotyczy)
- Zamknięcia M-M/Q-Q/Y-Y, uzgodnienia, rozrachunki
- KSeF readiness: polityki, upoważnienia, testy integracji
Kadry & Płace
- Listy płac: UoP, zlecenie, dzieło, B2B
- ZUS: zgłoszenia/wyrejestrowania, raporty, rozliczenia (PUE ZUS)
- PPK: wdrożenie, zapisy/opt-out, naliczanie i raporty
- e-ZLA: pobieranie zwolnień, rozliczanie zasiłków
- Dokumentacja kadrowa: akta, RCP, świadectwa, ekwiwalenty
Compliance & Polityki
- RODO/GDPR w HR: minimalizacja, podstawy prawne, retencja
- Procedury KSeF: obieg e-faktur, role, archiwizacja
- Szkolenia: RODO w kadrach, ochrona danych płacowych
- Rejestry czynności, upoważnienia, instrukcje dla menedżerów
Dla kogo?
- Mikro i MŚP — brak potrzeby budowy wewnętrznego działu
- Firmy skalujące się — szybkie wzrosty zatrudnienia, wiele lokalizacji
- Branże z dużym wolumenem dokumentów — retail/FMCG, logistyka, produkcja, budownictwo, IT/usługi
- Wysokie wymagania compliance — medycyna, projekty z danymi wrażliwymi
Proces i SLA
1) Audyt otwarcia
Przegląd dokumentów i systemów (ERP/HRIS), migracja sald/kartotek, macierz ról (RODO/KSeF), harmonogramy.
2) Onboarding
Konfiguracja PUE ZUS, obiegów dokumentów (OCR), integracji bankowych/ERP, szablonów i upoważnień.
3) Obsługa bieżąca
Księgowość, listy płac, ZUS, PPK, e-ZLA, JPK, PIT/CIT/VAT; reprezentacja przed US/ZUS.
4) Raporty KPI
Koszt pracy/FTE, absencje, rotacja, terminowość JPK i list płac, status KSeF + rekomendacje optymalizacji.
cel terminowości deklaracji i list (SLA)
rytmy zamknięć i przeglądów
jeden punkt kontaktu + zespół wsparcia
Technologie i bezpieczeństwo
- OCR faktur + obieg akceptacyjny (workflows, role, ścieżki)
- Integracje bankowe (import/eksport przelewów, uzgodnienia)
- API KSeF (test/produkcja), repozytorium e-faktur
- Profil PUE ZUS, automatyczny import e-ZLA
- RODO-by-design: minimalizacja danych, retencja, szyfrowanie, 2FA
Obsługiwane branże i specyfika rozliczeń
Produkcja & logistyka
Zmianowość, dodatki nocne/świąteczne, RCP, rozliczenia akordowe.
FMCG & retail
Wolumen faktur, korekty VAT, raporty sprzedaży, inwentaryzacje, zaliczki.
IT & usługi
Mix UoP/B2B, kontrakty, prawa autorskie, koszty kwalifikowane (jeśli dotyczy).
Budownictwo
Delegacje, place budów, ewidencja czasu, sezonowość, rozliczenia zleceń.
Opieka & medycyna
Dyżury, wrażliwe dane, wysokie wymagania compliance i retencji.
HoReCa & sezonowe
Wahania zatrudnienia, grafiki, dodatki, żywienie zbiorowe, inwentaryzacje.
Jak rozliczamy usługi?
| Model | Opis |
|---|---|
| Ryczałt | Miesięczna opłata za wolumen dokumentów i pracowników (SLA, raporty KPI). |
| Moduły | Dodatki jak Compliance/RODO/KSeF, integracje — rozliczane odrębnie. |
| Projekt | Jednorazowe wdrożenia: polityki KSeF, audyt RODO w HR, migracje, szkolenia. |
Cennik ustalamy indywidualnie (liczba dokumentów, zespół, integracje, branża).
Wybrane mini case studies (4 z wielu)
Produkcja (200+ FTE)
Ujednolicenie list płac (UoP+zlecenie), RCP, integracje bankowe. Czas zamknięcia M-M krótszy o 35%.
FMCG (sieć detaliczna)
OCR faktur + polityki pre-KSeF, dashboard kosztów pracy per sklep/region.
Logistyka / magazyn
Zmianowość, dodatki, e-ZLA z PUE ZUS. Spadek błędów w naliczeniach o 28%.
IT / usługi
Mix UoP/B2B, polityka IP, raporty FTE i marż projektowych dla zarządu.
Checklista startowa — co przygotować
Dokumenty
- Wyciągi bankowe, rejestry VAT, ostatnie JPK_V7
- Polityka rachunkowości, plan kont
- Umowy, aneksy, upoważnienia
Dane kadrowe
- Kartoteki i teczki osobowe
- Grafiki, RCP, naliczenia dodatków
- PPK – statusy, opt-out, dopłaty
Systemy & dostępy
- Dostępy do ERP/HRIS, bankowości
- PUE ZUS, ePUAP, pełnomocnictwa
- Matryca ról i uprawnień (RODO)
Najczęstsze pytania (FAQ)
1) Czym różni się księgowość od kadr i płac?
Księgowość prowadzi księgi i rozlicza VAT/JPK, PIT/CIT, środki trwałe i sprawozdawczość; kadry i płace obejmują umowy, listy płac, ZUS, PPK, e-ZLA oraz akta osobowe i czas pracy.
2) Jak przygotować firmę do KSeF?
Polityka KSeF (role, upoważnienia, obieg), inwentaryzacja źródeł faktur, testy integracji API z ERP/obiegami, przygotowanie archiwizacji e-faktur. KSeF — informacje.
3) Czy przejmiecie kontakty z US/ZUS?
Tak. W ramach pełnomocnictw składamy JPK i deklaracje, reprezentujemy w czynnościach sprawdzających, odpowiadamy na wezwania, przygotowujemy korekty.
4) PPK — obowiązki pracodawcy
Wdrożenie programu, zapisy i rezygnacje, naliczanie wpłat, raporty. Wspieramy komunikację i terminowość. mojePPK.
5) UoP, zlecenie, dzieło czy B2B?
Dobór zależy od organizacji pracy i ryzyk. Porównujemy TCO i wskazujemy optymalny model zgodny z realiami stanowiska i przepisami.
6) Jak zabezpieczacie dane płacowe?
RODO-by-design: kontrola dostępu, 2FA, szyfrowanie, rejestry czynności, retencja, logi; NDA i umowy powierzenia. UODO.
7) Jak raportujecie efekty?
Panel KPI: koszt pracy/FTE, absencje (e-ZLA), rotacja, terminowość list i deklaracji, status JPK/VAT i postęp KSeF + rekomendacje optymalizacji.
8) Jak wygląda start współpracy?
Audyt otwarcia, migracja danych, harmonogramy i SLA, konfiguracja narzędzi, pierwszy cykl rozliczeniowy oraz omówienie wyników i usprawnień.
Skontaktuj się z nami — przygotujemy wycenę
Oferta dopasowana do wolumenu dokumentów, liczby pracowników i integracji systemowych. Pracujemy w całej Polsce.